Categorieen | Trefwoorden | Meest bekeken | Meest recent
  Inhoud van kennisbankartikel: Gegevens van (oud-)leerlingen bewaren
Gegevens van (oud-)leerlingen bewaren

Vraag


Het schooljaar is bijna afgelopen. Volgend jaar zal er een groep leerlingen zijn waarvoor het OVM niet meer ingevuld wordt. Hoe bewaar ik de gegevens van deze leerlingen? 




Antwoord


Heeft u ordners in de kast staan vol met overzichten van leerlingen voor wie het OVM niet meer ingevuld wordt? Of heeft u misschien een aparte opslagruimte op de computer waar u de overzichten van de leerlingen als PDF bekijkt? Met OVM 2.0 is dit verleden tijd. U kunt de gegevens van leerlingen voor wie het OVM niet meer ingevuld wordt in OVM 2.0 zelf digitaal bewaren zonder dat hiervoor extra kosten in rekening worden gebracht.



Met het nieuwe licentiemodel betaalt u alleen voor de leerlingen waarvoor u OVM 2.0 daadwerkelijk gebruikt, de ‘actieve leerlingen’. Alleen voor actieve leerlingen is het mogelijk om gegevens in te vullen en deze actieve leerlingen worden berekend in de factuur.

Wat kunt u dan met de leerlingen die niet aan een groep zijn toegewezen? Voor deze leerlingen kunt u te allen tijde het totaalrapport bekijken, waar alle gegevens terug te vinden zijn die voor de leerling ooit zijn ingevuld.



Hoe gaat dit in zijn werk? Zorg ervoor dat u in het huidige schooljaar alleen de leerlingen aan een groep toewijst voor wie het OVM ook daadwerkelijk wordt ingevuld.

U kunt controleren of u dit goed hebt ingericht door in het scherm ‘Administratie | Klassen’ het aantal klassen te bekijken en het aantal leerlingen per klas in het huidige schooljaar.



De leerlingen die niet aan een groep toegewezen zijn, vindt u terug in het scherm “Rapporten” in de klas ‘Onbekend’. Door een vinkje te zetten voor één of meerdere leerlingen in deze klas, kunt u toch het rapport van deze leerling(en) bekijken.



Gegevens van oud-leerlingen kunnen door dit licentiemodel zo lang bewaard worden als u zelf wilt. Om leerlingen uiteindelijk definitief te verwijderen, gaat u naar “Administratie | Leerlingen”, klikt u op de betreffende leerling en op [Leerling verwijderen]. Doe dit alleen wanneer u zeker weet dat u de gegevens van deze leerling niet meer nodig hebt.